如何评估中小企业的IT需求0圆锯
2022-07-20 02:40:44 海信五金网
如何评估中小企业的IT需求
如何评估中小企业的IT需求 2011年12月04日 来源： IT是中小企业的好帮手。中小企业利用IT提高商务效率，创收省钱的成功案例已经多不胜举。然而，具体到一个公司的IT投入则不能草率行事，IT投入和应用的成功将基于你的商务对IT有恰当的需求，同时IT能够满足你商务的需求。只有在分析和研究自己的IT需求前提下，才能判断自己的商务在什么地方， 哪个环节需要IT进行优化和改进，并最终作出正确的IT选择和投入。当一个企业希望IT投入和建设之时，其管理层必须确定关键原则，首先自己需要回答公司上IT干什么？管理层需要理解在IT建设变成现实，收到成效之前，公司必须进行IT需求分析和评估。而领导层能够清楚回答IT项目的建设目的是IT需求分析的核心。领导层对IT项目的认识充分，将使IT项目在整个建设中推进得力，贯彻至终。一个企业的IT建设往往会涉及不同专业的人员介入：IT经理和商务经理。这两者常常说话的语言不一样，一个谈技术，一个说商务。IT项目欲从前到后顺利完成计划，他们两者在IT项目上需要说一种语言。将他们两者“捆绑”在一起的将是IT需求分析和评估。这种分析和评估帮助IT经理理解项目的深度和商务目的。也就是说商务经理需要的，正是IT经理所做的，两者唇齿相依。他们需要一致认同IT需求分析和评估结论，并全程一致认同项目实施计划和操作。这不只是对大型项目建设才需要的事，对小的IT项目同样需要分析和评估，以免在执行中节外生枝，事后出现重大的需要改变。中小企业的IT决策人和IT经理怎样进行IT需求分析和评估呢？1. 理解老板意图第一步要弄清谁说要上IT项目？谁希望通过IT项目来改进公司的商务操作？IT项目的发起往往来自企业老板或者管理层。因此需要直接了解老板或者领导层的初衷，请他们发布看法和意见，现在公司的操作有什么问题，他们想投入IT项目解决什么问题，项目的商务目标是什么。组织的决定和个人的意见都要听，有些领导的言外之意同样重要。2. 现场操作调查第二步得下现场了解实际的操作和问题。拜访现场人工系统或现有计算机系统的商务操作人员，弄清日常操作有什么问题，可能有什么方法改进或是解决？现场人员是现有技术，现有系统和现有问题的日常接触者，同时又将是新的IT项目未来的操作者，倾听他们的想法和意见直接影响未来IT项目操作成功与否。征求现场意见不同于了解老板意图，它有助于理解项目的难度，需要多大的努力才能解决问题。同时，帮助你获得切实的办法去解决问题。3.调研分析IT项目上马当然越快越好，过程进行越顺利越好，从而尽快解决公司的操作问题，从长远看替公司省钱。为此，慎重做调查研究就显得格外重要。调研分析是分析需求不可缺少的一环。在了解公司内部情况和问题之后，必须了解市场和外部同类案例。需要知道自己的竞争对手是怎么处理和解决这种操作和问题的，这样知己知彼方能得胜。还有其它公司是否安装同类系统？其运行结果如何？现存的打包产品能否解决公司的问题，还是需要客户化修改后才能满足公司需求？调研本身也有助于估算项目可能需要的资金投入，需要动用的公司资源。4.制定计划将所收集的信息消化提炼后，制定综合报告，阐明IT项目建设的全部理由和目标。由此统一公司内部意见，把各方的要求和责任纳入共同的操作计划之中，最终形成工作班子，齐心协力。恰当的项目计划可以避免执行过程中的扯皮和实施不到位，最终节省项目完成时间。由于有了明确的需求结论，IT项目建设原因和设定的目标，无论当项目是由自己公司的IT部门去做，还是向外面的IT厂商询价，所提供的要求和数据全面切实有依据，因此所获得的报价都比较中立可信。此时，公司方可知到IT项目到底要花多少钱，自己有没有这笔投入，IT项目最终的回报怎样。怎么样进行公司内部具体的IT需求调查？以下是建议。查明企业的IT需求，先将公司的全部商务流程和功能列出一个清单，然后找出需要大量处理信息的商务操作，注明哪里对大量信息处理需要速度，哪里需要准确性。原则上，这些商务操作是IT能够有所作为的地方，可以针对上述各个商务操作来分别建立IT应用模型。对每一种操作，进一步列出现在和将来计划的报表和帐单清单。其中还应包括一些预制的表格，如支票，发票和产品手册等。如果有些表格现在尚未存在，则需要设计思路，最好手工做个草图。列出每一种报表处理频率，谁来处理报表，一种报表做多少个拷贝。除了打印之外，列出全部操作清单，哪些信息是需要出现在计算机屏幕上才能执行商务操作的。现在的和将来需要的都要列出，没有则创建设计草图。同时还需要制定信息显示原则，规定哪些信息可以被显示在屏幕上。对每一种操作，列出现在人工操作所使用和处理的全部材料，比如工卡，定单，发票等等。说明这些材料的处理周期，谁来制作和处理，以及作业流程。还要说明这些材料在既定时间内的平均处理量和最大处理量，甚至说明材料需不需要备份，发票要几联单。报表和材料怎样存档，需要有清单。哪些文件公司现在和将来需要计算机存档，比如员工档案和客户档案。既定时间内最多和平均需要保存多少容量的文件。比如每年100个员工，每年1000个客户。这些档案的存储媒介和有效保存期也需要明确。现在和将来怎样从大量商务信息中查阅某一个文件或数据，列出公司现在和将来选择的模式。比如是用客户帐号，还是客户名称进行检索。还考不考虑其它的检索方式，如邮编，采购的产品类别，或者日期。明确公司的要求，哪些操作、流程和信息是不能更改的。哪些可以考虑变通模式。总之，你做的越详细，你越有可能建立和筛选到满足你商务的IT解决方案。俗话说，种瓜得瓜，种豆得豆。你把信息收集的越多越好，那么你对自己公司的IT需求把握越到位。下一步当你选择具体的IT技术，产品和方案时，心中更有数。(end)